LEI System

Conditions générales

1. Partie contractante

LEI System OÜ, société à responsabilité limitée de droit estonien, est la partie contractante fournissant les services sous la marque LEI System. Lorsqu'aucune filiale locale de LEI System n'existe dans le pays de résidence du client, LEI System OÜ (numéro LEI 984500908J38713A7650) agit en tant qu'entité juridique par défaut. LEI System agit en qualité d'agent d'enregistrement LEI et collabore avec l'Unité Opérationnelle Locale (LOU) officiellement accréditée, Ubisecure Oy (exerçant sous le nom RapidLEI), dont le LEI est : 529900T8BM49AURSDO55.

2. Demande et gestion des LEI

2.1. Le client peut soumettre une demande d'obtention, de renouvellement ou de transfert d'un identifiant d'entité juridique en remplissant le formulaire en ligne correspondant et en effectuant le paiement par un moyen accepté, tel que carte bancaire ou PayPal.

2.2. En soumettant la demande, le client reconnaît et accepte les présentes Conditions Générales et atteste que toutes les données fournies sont exactes. Le demandeur certifie qu'il est habilité à agir au nom de l'entité juridique concernée. Certaines coordonnées peuvent être transmises à la LOU afin de faciliter la vérification.

2.3. Le client autorise LEI System à accepter, en son nom, les conditions générales de la LOU (par exemple celles de RapidLEI). Tous les accords des LOU s'appuient sur les lignes directrices du GLEIF et présentent un contenu substantiellement similaire. Les conditions de service de RapidLEI, à titre d'exemple, sont disponibles à l'adresse https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.

2.4. LEI System est habilité à agir au nom de l'entité juridique du client pour toute question relative au LEI, y compris son émission, son renouvellement annuel et son transfert.

2.5. Lorsqu'un LEI est transféré d'un autre prestataire vers LEI System, un changement de LOU peut être nécessaire. Le transfert doit intervenir avant ou simultanément au renouvellement.

2.6. Les LEI administrés par LEI System peuvent être renouvelés jusqu'à 60 jours avant leur date d'expiration. En cas de renouvellement anticipé consécutif à un transfert depuis un autre prestataire, la période de validité peut être réduite.

2.7. Le traitement débute dès réception de la demande et du paiement.

2.8. LEI System peut demander des documents confirmant l'habilitation du demandeur, notamment, sans s'y limiter, une procuration.

2.8.1. Les autorisations doivent être signées exclusivement par des personnes officiellement habilitées à représenter l'entité juridique. Toute usurpation ou fausse déclaration de pouvoir de signature est strictement interdite.

2.8.2. Avant l'émission ou le renouvellement d'un LEI, LEI System, en coopération avec la LOU, soumet une demande de vérification des données auprès du registre officiel de la juridiction concernée, tel que reconnu par le GLEIF. Les données obtenues sont transmises au client pour examen et confirmation.

2.8.3. Le client a le droit de confirmer ou de contester les données extraites du registre. En cas de contestation, il doit fournir une justification et mettre ses données en conformité avec le registre officiel de la juridiction concernée avant que le LEI ne puisse être émis ou renouvelé.

2.8.4. Lorsque les données issues du registre correspondent à celles soumises par le client dans sa demande, LEI System peut, à sa seule discrétion, confirmer les données au nom du client. LEI System n'est nullement tenu de le faire.

2.9. Des documents complémentaires peuvent être demandés à des fins de vérification, notamment :

2.10. Si l'entité est détenue ou contrôlée par une société mère établissant des comptes consolidés, les données de niveau 2 (relatives à la société mère) doivent être fournies. Si cela n'est pas possible, une justification valable doit être apportée.

2.10.1. Des documents confirmant le statut de consolidation peuvent être demandés par LEI System.

2.11. Les succursales internationales doivent fournir le LEI du siège social, lequel doit être actif (statut ÉMIS).

2.12. Les entités classées comme fonds d'investissement ou fonds « ombrelle » peuvent être invitées à communiquer leurs relations avec le fonds, notamment le gestionnaire de fonds, la structure ombrelle et/ou les relations maître-nourricier (feeder-master).

2.12.1. Des documents justificatifs relatifs à ces relations peuvent être demandés.

2.12.2. Les LEI de chaque entité liée mentionnée doivent être fournis.

2.13. La plupart des enregistrements de LEI sont finalisés en 1 à 3 heures. Toutefois, les demandes impliquant des relations avec une société mère ou un fonds peuvent nécessiter jusqu'à 48 heures. Les renouvellements et transferts de LEI peuvent prendre jusqu'à 7 jours. Des données incomplètes ou incorrectes peuvent entraîner des retards.

2.14. Une fois la demande finalisée avec succès, une confirmation et une facture seront envoyées à l'adresse e-mail indiquée lors du paiement.

2.15. Les demandes deviennent contraignantes et irrévocables dès leur soumission et leur paiement. Cela s'applique aux premières demandes comme aux renouvellements, y compris les transferts.

2.16. Si le client ne fournit pas les documents requis, LEI System et sa LOU partenaire peuvent poursuivre le traitement en utilisant les informations publiquement accessibles. Les LEI ne pouvant être traités faute de données ne seront pas remboursés, et aucune responsabilité ne sera assumée quant aux conséquences en résultant.

2.17. Une fois émis, le LEI et les données de référence associées deviennent publiquement accessibles sur les sites du GLEIF et de LEI System. Les LEI sont permanents et ne peuvent être réattribués ni supprimés.

2.18. LEI System informera le client par e-mail 60 jours avant la date de renouvellement prévue.

3. Forfaits pluriannuels et renouvellements automatiques

3.1. Les clients peuvent choisir de prépayer leurs renouvellements de LEI pour une durée allant jusqu'à cinq ans.

3.2. Malgré un prépaiement pluriannuel, les données du LEI seront tout de même mises à jour chaque année, conformément aux exigences du GLEIF. La « prochaine date de renouvellement » officielle repose sur un cycle de 365 jours à compter du dernier renouvellement confirmé.

3.3. Si un LEI couvert par un contrat pluriannuel est transféré vers un autre prestataire, l'accord avec LEI System est considéré comme résilié, et aucun remboursement ne sera émis.

3.4. Les clients peuvent activer le renouvellement automatique. Une notification préalable sera envoyée à l'adresse e-mail enregistrée 60 jours avant la date d'expiration. Le client dispose de cinq jours calendaires à compter de la réception de la notification pour annuler ou modifier ses informations. En l'absence d'annulation, le paiement sera traité via le moyen de paiement initialement fourni. Une fois le renouvellement engagé, il ne peut être annulé.

3.5. LEI System se réserve le droit de mettre à jour les données de référence à partir des sources des registres.

3.5.1. Si les registres officiels sont inaccessibles, les données de référence existantes pourront être utilisées pour le renouvellement.

3.5.2. En cas d'échec de vérification, les relations avec la société mère ou le fonds pourront être signalées comme non publiques.

3.5.3. Il incombe aux clients de notifier à LEI System tout changement non répercuté par les registres.

3.5.4. LEI System peut demander des documents justificatifs supplémentaires, tels que des états financiers actualisés, de nouvelles lettres d'autorisation, ou des déclarations d'exception.

3.5.5. Si les documents requis ne sont pas fournis dans un délai de 60 jours, le LEI pourra ne pas être renouvelé et le contrat de service pourra être résilié.

4. Certificat LEI et badges

4.1. LEI System propose les produits d'identité numérique suivants, pouvant être ajoutés à la commande lors du paiement ou demandés ultérieurement sur la page Détails de la commande LEI :

4.2. Tous les produits mentionnés ci-dessus sont livrés sous forme numérique. LEI System n'envoie pas de certificats physiques par courrier postal.

5. Frais de service et fiscalité

5.1. Les tarifs des services liés au LEI, notamment l'enregistrement, le renouvellement et le transfert, sont publiés sur le site de LEI System et incluent les éventuels suppléments GLEIF applicables. Les frais pour commander un nouveau LEI, transférer un LEI ou renouveler un LEI figurent sur nos pages tarifaires.

5.2. Traitement de la TVA :

5.3. Les renouvellements automatiques seront facturés selon le tarif en vigueur publié au moment du traitement.

6. Remboursements et annulations

6.1. Les demandes de remboursement doivent être adressées à support@leisystem.com et seront examinées sous 7 jours ouvrés.

6.2. Les remboursements approuvés sont traités via le moyen de paiement initial et peuvent prendre jusqu'à 30 jours pour parvenir sur le compte bancaire du client, selon le prestataire de paiement et l'établissement bancaire.

6.3. Dès la soumission d'une commande, des flux de traitement automatisés et des activités de traitement sont immédiatement engagés. L'enregistrement, le renouvellement et le transfert d'un LEI mobilisent le travail de plusieurs organisations et spécialistes, comprenant la collecte, la vérification, la validation et le traitement des données en coopération avec la LOU accréditée (RapidLEI). Le traitement d'une annulation et d'un remboursement nécessite également un travail administratif distinct, comprenant les écritures comptables et l'émission de notes de crédit. Par conséquent, des frais de traitement de 40 € s'appliquent à tous les remboursements et sont déduits du montant remboursé au client.

6.3.1. Les frais de traitement de 40 € s'appliquent également lorsqu'un LEI ne peut être émis, renouvelé ou transféré en raison de circonstances liées au demandeur ou à l'entité juridique. Cela inclut, sans s'y limiter, les cas où l'entité juridique n'est pas inscrite dans un registre national officiel reconnu par le GLEIF pour l'émission de LEI, où son immatriculation, son statut juridique ou sa licence ne peuvent être vérifiés auprès d'un tel registre ou de l'autorité nationale compétente concernée, ou lorsque l'entité juridique ne répond pas autrement aux exigences applicables à l'émission d'un LEI.

Les frais de traitement s'appliquent également lorsque le client a fourni les informations et documents demandés, mais que ceux-ci sont insuffisants ou ne peuvent être acceptés aux fins de vérification et de validation du LEI. Ces frais couvrent le travail administratif, de vérification, de validation et lié à la LOU déjà effectué avant qu'il ne soit déterminé que le LEI ne peut être émis, renouvelé ou transféré.

6.3.2. Pour les demandes de LEI dans certaines juridictions, la LOU (Unité Opérationnelle Locale) peut appliquer des suppléments juridictionnels additionnels afin de couvrir les frais obligatoires de registre ou de récupération de données facturés par les autorités locales. Le cas échéant, ces suppléments sont affichés lors du paiement, avant la transaction. Ils sont répercutés au client à prix coûtant et ne sont pas remboursables une fois le processus de registre ou de récupération de données concerné engagé, que le LEI soit finalement émis ou non.

6.4. Aucun remboursement n'est possible dans les cas suivants :

6.5. Toute gestion de remboursement et d'annulation est soumise au cadre de gouvernance des agents d'enregistrement du GLEIF (Registration Agent Governance Framework) applicable, ainsi qu'à toute exigence obligatoire applicable au processus d'émission, de renouvellement ou de transfert du LEI.

7. Services tiers et partenaires marketing

7.1. LEI System peut externaliser certains services d'assistance auprès de prestataires tiers spécialisés. Cela peut inclure :

7.2. Ces prestataires ne peuvent accéder aux données du client que dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture de leurs services, dans le cadre d'accords de confidentialité et de protection des données.

7.3. Les coordonnées (raison sociale, représentant, e-mail, etc.) peuvent être communiquées à des partenaires marketing sélectionnés proposant des services pertinents pour le client.

7.4. Des prestataires tiers peuvent contacter directement les clients au sujet de leurs services, dans la mesure où ceux-ci sont liés aux activités de LEI System.

7.5. Tout engagement de tiers est soumis à des normes de confidentialité au moins équivalentes à celles fixées par LEI System.

7.6. En utilisant les services de LEI System, le client consent aux dispositions ci-dessus.

8. Juridiction compétente et dispositions finales

8.1. Le client demeure seul responsable de toutes les actions et obligations liées au LEI de son entité juridique.

8.2. LEI System décline toute responsabilité quant aux conséquences financières ou réglementaires résultant de retards ou d'échecs dans le traitement des LEI.

8.3. Les présentes Conditions Générales peuvent être modifiées sans préavis. La version la plus récente est toujours disponible sur leisystem.com.

8.4. Le présent accord, ainsi que tout litige ou réclamation en découlant ou en lien avec celui-ci, y compris les litiges ou réclamations de nature non contractuelle, sont régis et interprétés conformément au droit de la République d'Estonie. Les tribunaux de la République d'Estonie ont compétence exclusive pour trancher tout litige ou réclamation de cette nature.

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