Ces Conditions générales définissent le cadre réglementaire, les obligations et les droits associés à l’utilisation des services d’enregistrement, de renouvellement et de gestion LEI fournis par LEI System OU.
1. Partie contractante
LEI System OU, une société à responsabilité limitée constituée en Estonie, sera la partie contractante fournissant des services sous la marque LEI System. Dans les cas où aucune filiale locale de LEI System n’existe dans le pays de résidence du client, LEI System OU (numéro LEI 984500908J38713A7650) agira comme entité juridique par défaut. LEI System fonctionne comme Agent d’Enregistrement LEI et maintient une coopération avec l’Unité Opérationnelle Locale (LOU) officiellement accréditée, Ubisecure Oy (opérant sous le nom de RapidLEI), qui détient le LEI : 529900T8BM49AURSDO55.
2. Demande et gestion des LEI
2.1. Le client peut soumettre une demande pour obtenir, renouveler ou transférer un Identifiant d’Entité Juridique en remplissant le formulaire en ligne correspondant et en effectuant le paiement via une méthode acceptée telle que carte de crédit ou PayPal.
2.2. En soumettant la demande, le client reconnaît et accepte ces Conditions générales et affirme que toutes les données fournies sont exactes. Le demandeur certifie qu’il est autorisé à agir au nom de l’entité juridique en question. Certaines coordonnées peuvent être partagées avec le LOU pour faciliter la validation.
2.3. Le client autorise LEI System à accepter les conditions générales du LOU (par exemple, celles de RapidLEI) en son nom. Tous les accords LOU sont basés sur les directives GLEIF et sont substantiellement similaires. Par exemple, les conditions d’utilisation de RapidLEI peuvent être trouvées ici.
2.4. LEI System est autorisé à agir au nom de l’entité juridique du client dans les questions relatives au LEI, y compris son émission, son renouvellement annuel et son transfert.
2.5. Lors du transfert d’un LEI d’un autre fournisseur vers LEI System, le changement de LOU peut être nécessaire. Un transfert doit avoir lieu avant ou simultanément au renouvellement.
2.6. Les LEI sous l’administration de LEI System peuvent être renouvelés jusqu’à 60 jours avant la date d’expiration. Dans les situations impliquant un renouvellement anticipé après un transfert d’un autre fournisseur de services, il peut y avoir une réduction de la période de validité.
2.7. Le traitement commencera une fois la demande et le paiement reçus.
2.8. LEI System peut demander des documents confirmant l’autorité du demandeur, y compris, mais sans s’y limiter, une procuration.
2.8.1. Les autorisations doivent être signées exclusivement par les personnes officiellement habilitées à représenter l’entité juridique. L’usurpation d’identité ou la fausse déclaration de l’autorité signataire est strictement interdite.
2.9. Des documents supplémentaires peuvent être demandés à des fins de vérification, notamment :
• une copie du certificat d’enregistrement de l’entité
• l’identification des représentants autorisés
• une preuve de la date de constitution
• des documents justifiant les modifications apportées aux statuts de l’entreprise
2.10. Si l’entité est détenue ou contrôlée par une société mère qui prépare des états financiers consolidés, les données de niveau 2 (parentales) doivent être soumises. Si le reporting n’est pas possible, une raison valable doit être fournie.
2.10.1. Des documents confirmant le statut de consolidation peuvent être demandés par LEI System.
2.11. Les succursales internationales doivent fournir le LEI du siège social, qui doit être actif (statut ISSUED).
2.12. Les entités classées comme fonds d’investissement ou fonds parapluie peuvent être invitées à divulguer les relations entre fonds, y compris le gestionnaire de fonds, la structure parapluie et/ou les relations maître-nourricier.
2.12.1. Des documents pertinents pour justifier ces relations peuvent être demandés.
2.12.2. Les LEI doivent être fournis pour chaque entité liée mentionnée.
2.13. La plupart des enregistrements LEI sont effectués dans un délai de 1 à 3 heures. Cependant, les demandes impliquant des relations parentales ou de fonds peuvent nécessiter jusqu’à 48 heures. Les renouvellements et transferts de LEI peuvent prendre jusqu’à 7 jours. Des données incomplètes ou incorrectes peuvent entraîner des retards.
2.14. Une fois la demande complétée avec succès, une confirmation et une facture seront envoyées à l’adresse e-mail fournie lors du paiement.
2.15. Les demandes deviennent contraignantes et irrévocables dès leur soumission et leur paiement. Cela s’applique aux enregistrements initiaux et aux renouvellements, y compris les transferts.
2.16. Si le client ne soumet pas les documents requis, LEI System et son LOU partenaire peuvent procéder en utilisant les informations publiquement disponibles. Les LEI qui ne peuvent pas être traités en raison de données manquantes ne seront pas remboursés, et aucune responsabilité n’est assumée pour les conséquences qui en découlent.
2.17. Une fois émis, le LEI et les données de référence associées deviennent accessibles au public sur les sites web de GLEIF et LEI System. Les LEI sont permanents et ne peuvent pas être réattribués ou supprimés.
2.18. LEI System notifiera le client par e-mail 60 jours avant la date de renouvellement prévue.
3. Plans pluriannuels et renouvellements automatiques
3.1. Les clients peuvent choisir de prépayer leurs renouvellements LEI pour une durée allant jusqu’à cinq ans.
3.2. Malgré le prépaiement pluriannuel, les données LEI seront toujours mises à jour annuellement comme l’exige GLEIF. La « prochaine date de renouvellement » officielle est basée sur un cycle de 365 jours à partir du dernier renouvellement confirmé.
3.3. Si un LEI couvert par un contrat pluriannuel est transféré à un autre fournisseur de services, l’accord avec LEI System est considéré comme résilié, et aucun remboursement ne sera émis.
3.4. Les clients peuvent activer le renouvellement automatique. Le paiement pour ces renouvellements est traité 60 jours avant la date d’expiration en utilisant la méthode de paiement initialement fournie.
3.5. La notification du renouvellement automatique sera envoyée à l’e-mail enregistré. Le client dispose de cinq jours calendaires pour annuler ou modifier les détails. Une fois le renouvellement commencé, il ne peut pas être inversé.
3.6. LEI System se réserve le droit de mettre à jour les données de référence en utilisant les sources des registres.
3.6.1. Si les registres officiels ne sont pas accessibles, les données de référence existantes peuvent être utilisées pour le renouvellement.
3.6.2. Si la vérification échoue, les relations parentales ou de fonds peuvent être signalées comme non publiques.
3.6.3. Les clients sont tenus d’informer LEI System de tout changement non consigné dans les registres.
3.6.4. LEI System peut demander des documents justificatifs supplémentaires, notamment des états financiers actualisés, de nouvelles lettres d’autorisation ou des déclarations d’exception.
3.6.5. Si les documents requis ne sont pas fournis dans les 60 jours, le LEI peut ne pas être renouvelé et le contrat de service peut être résilié.
4. Certificat étiquette LEI
4.1. Un certificat LEI numérique et/ou imprimé peut être ajouté à la commande lors du paiement ou demandé ultérieurement en utilisant la fonction de recherche LEI.
4.2. Les certificats papier sont expédiés dans les 7 jours ouvrables à l’adresse enregistrée de l’entité juridique.
4.3. LEI System n’est pas tenu de rééditer des certificats imprimés dans les cas où la livraison échoue en raison d’informations d’adresse incorrectes ou de refus d’accepter la livraison.
5. Frais de service et taxation
5.1. Les prix des services liés au LEI, y compris l’enregistrement, le renouvellement et le transfert, sont publiés sur le site web de LEI System et incluent les surcharges GLEIF applicables.
Les frais pour commander un nouveau LEI, transférer un LEI ou renouveler un LEI peuvent être trouvés ici.
5.2. Traitement de la TVA :
• Clients estoniens : TVA de 22 % applicable. À compter du 1er juillet 2025, le taux de TVA passera à 24 % et les prix seront ajustés en conséquence.
• Clients basés dans l’UE avec un numéro de TVA valide : aucune TVA ne sera ajoutée (autoliquidation applicable).
• Clients hors UE : aucune TVA n’est facturée.
5.3. Les renouvellements automatiques seront facturés selon les prix en vigueur au moment du traitement.
6. Politique de remboursement
6. Remboursements et annulations
6.1. Les demandes de remboursement doivent être soumises à info@leisystem.com et seront examinées dans un délai de 7 jours ouvrables.
6.2. Les remboursements sont traités via la méthode de paiement d’origine et peuvent prendre jusqu’à 30 jours pour apparaître, selon l’établissement bancaire.
6.3. Des frais de traitement de remboursement de 40 € sont applicables.
6.4. Les remboursements ne sont pas possibles dans les cas suivants :
• Le LEI a déjà été émis ou renouvelé.
• Le renouvellement automatique a été effectué.
• Un contrat pluriannuel a été résilié prématurément.
• Le transfert de LEI a entraîné une perte de période de validité.
• Le client n’a pas fourni les informations requises dans les 60 jours.
• Les données parentales ont été soumises, mais invalidées ultérieurement.
• La livraison du certificat physique a échoué en raison d’une erreur du client.
6.5. Tout traitement de remboursement est soumis au Cadre de Gouvernance RA de GLEIF.
7. Services tiers et partenaires marketing
7.1. LEI System peut externaliser certains services d’assistance à des fournisseurs tiers spécialisés. Cela peut inclure :
• l’hébergement et la maintenance des plateformes en ligne
• le traitement sécurisé des paiements
• les services de communication (p. ex. : e-mail, notifications)
• les outils de collecte des commentaires des clients
7.2. Ces fournisseurs peuvent accéder aux données des clients strictement selon les besoins pour fournir leurs services, dans le cadre d’accords de confidentialité et de protection des données.
7.3. Les données de contact (nom de l’entreprise, représentant, e-mail, etc.) peuvent être partagées avec des partenaires marketing sélectionnés offrant des services pertinents pour le client.
7.4. Les fournisseurs tiers peuvent contacter directement les clients concernant leurs services s’ils sont liés aux opérations de LEI System.
7.5. Tous les engagements avec des tiers sont soumis à des normes de confidentialité égales ou supérieures à celles établies par LEI System.
7.6. En utilisant les services de LEI System, le client consent aux dispositions ci-dessus.
8. Juridiction légale et dispositions finales
8.1. Le client reste seul responsable de toutes les actions et obligations liées au LEI de son entité juridique.
8.2. LEI System n’assume aucune responsabilité pour les conséquences financières ou réglementaires résultant des retards ou échecs de traitement du LEI.
8.3. Ces Conditions générales peuvent être mises à jour sans préavis. La dernière version est toujours disponible sur leisystem.com.
8.4. Cet accord et tout litige ou réclamation en découlant ou en relation avec celui-ci, y compris les litiges ou réclamations non contractuels, seront régis et interprétés conformément aux lois de la République d’Estonie. Les tribunaux de la République d’Estonie auront compétence exclusive pour régler tout litige ou réclamation de ce type.